سیستم حسابداری مالی و کنترل بودجه
قابلیتهای هر سیستم مکانیزه ارتباط تنگاتنگ با محیط و امکانات ساخت فن آوری آن دارد. در گذشته منظور غایی از طرح مسئله مکانیزه نمودن عملیات جاری سازمان ها ، تسریع در انجام امور تکراری و افزایش دقت در انجام آنها بود ، به عبارت دیگر وجه "عملیاتی" سیستم ها کاملا" بر وجه "اطلاعاتی" آنها غلبه داشت.
دیدگاه حاکم بر ایجاد سیستم های مکانیزه ، تحت تاثیر شـــرایط وقت ، تبعیت از چهارچوب و روش های جاری را غایت کارکرد سیستم تلقی می کرد. به همین دلیل وظائف سیستم حسابداری مالی عمدتا" به انجام امور متعارف دفترداری و تهیه صورت های مالی ذیربط محدود می گردید.
درحالیکه نگرش وسیع تر به موضوع که براساس محمل های مادی و فنی روز امکان پذیر و در عین حال ضروری است ایجاب می نماید که هر سیستم مکانیزه علاوه بر بهبود بخشیدن به روش های انجام امور جاری ، امکان نظارت موثر بر روند عملیات و تامین نیازهای اطلاعاتی مدیریت را در این راستا عهده دار باشد.
سیستم مکانیزه موجود با نگرش اخیر و با فرض محوری بودن سیستم مالی در راستای ایجاد یکپارچگی و تجمع در مجموعه عملیات یک سازمان تهیه و تدوین گردیده است و انتظار می رود که به عنوان هسته مرکزی "سیستم های اطلاعاتی مدیریت" (MIS) قادر به ایفای نقش مناسب باشد.
خلاصه مشخصات سیستم حسابداری مالی و کنترل بودجه
امکان اجرای عملیات در اطلاعات مالی سالهای فعال
امکان نگهداری اطلاعات مالی بصورت سنواتی و دستیابی به آنها در زمان های دلخواه
امکان ورود اطلاعات بودجه و مقایسه آن با عملکرد (اسناد مالی
امکان ثبت اطلاعات در ریز ترین سطح (ضمائم) و کنترل آنها براساس قانونمندی تعریف شده برای حساب مربوطه
امکان ویرایش اطلاعات وارده بصورت Online و Batch
کنترل مراحل گردش اسناد جهت تائید در سلسله مراتب سازمانی
امکان شبیه سازی اسناد (تهیه اسناد جدید) از مجموعه اطلاعات اسناد سالهای مختلف و اعمال تغییرات عمومی در آنها
ادغام اسناد و تولید سند واحد
مرتب سازی اسناد برحسب تاریخ و اختصاص شماره سند جدید
امکان تهیه گزارشات مالی از اطلاعات یک یا چند سال مالی بدون ضرورت ثبت دائم (بروزآوری) اسناد
امکان معرفی حسابها و مراکز با ساختار دلخواه
(… تعریف قانونمندی و صفات مترتب بر هر حساب در ثبت های مالی (مقدار ، شماره ، زمان ،
صدور اتوماتیک اسناد افتتاحیه در سطوح دلخواه و صفات مورد نظر
امکان تغییر نمایش و نحوه دریافت اطلاعات بصورت فارسی و لاتین
تعریف ارزهای مختلف و دریافت نرخ روزانه ارزها
دریافت مقادیر ارزی مختلف در خطوط مختلف سند مالی و تبدیل آن به ارز رایج
تغییر مبالغ ارزی اسناد مالی به ارز دلخواه جهت انجام مقایسه و تصمیم گیری در انجام عملیات مالی و تجاری
طبقه بندی اسناد در 100 سریال متفاوت (تخصصی کردن حوزه های عملیاتی متفاوت درسازمان مالی
تعریف اختیارات کاربران مختلف در ایجاد /اصلاح /حذف / رویت و تایید اسناد در سریالهای مختلف
تعریف اختیارات کاربران (در اجرای عملیات ) در پائین ترین سطوح اجرایی سیستم
نگهداری اطلاعات گردش اسناد در سلسله مراتب سازمانی (تنظیم کننده/واردکننده/اصلاح کننده / رسیدگی کننده / تائید کننده/ تصویب کننده
تولید گزارشات با هرنوع ترکیب ، تلخیص و طبقه بندی بصورت تصویری ، چاپی و نموداری بدون نیاز به برنامه نویسی .
تهیه انواع گزارشات متعارف واستانداردنظیرگزارشات دفاترقانونی و معین ، صورتهای مالی ، نسبتهای مالی ، یادداشتهای همراه و …
ایجادرمز در بخش گزارشات(RPG) به منظورحفظ ساختمان گزارشات تعریف شده دریک سازمان (توسط مسئولین مالی) و سلب اختیار تغییردر ساختمان گزارش ازکاربران دیگر .
امکان دریافت و نمایش تاریخ به اشکال مختلف در اسناد مالی
ایجاد سیستم پایگاه مرکزی جهت دریافت ، ذخیره و دستیابی به اسناد شرکتهای هم گروه و همچنین تهیه گزارشات تجمیعی و مقایسه ای (حسابداری کارگاهی ، حسابداری شعب و
برقراری ارتباط اطلاعاتی با سایر سیستمهای موجود مجموعة یکپارچة رایورز و تبادل اسناد مالی
امکان پاسخگویی به نیازهای کنترل مالی از طریق ثبت و پردازش
- اطلاعات مراکز هزینه و مراکز توجه برای هر حساب
- زمانهای سررسید اسناد و حسابها
- شماره چک ، سفته ، اموال و نظائر آنها در خصوص حسابهای شماره پذیر
- ثبت اطلاعات کمی (مقداری / تعدادی) در رویدادهای مالی
- ثبت شماره استنادی مربوط به مدارک و ضمائم اسناد مالی
خلاصه مشخصات سیستم توزیع و فروش
اعلام لحظه ای موجودی کالای آماده فروش
کنترل میزان اعتبار مشتری در حسابجاری و بصورت اسنادی
صدور پیش فاکتور فروش با تاریخ اعتبار معین
ثبت وکنترل نرخ فروش محصولات باتاریخ اعتبار
کنترل ونگهداری تاریخچه تغییرات قیمت بصورت ادواری
کنترل واعمال نرخهای فروش گوناگون مانند عمده فروشی ، نمایندگی و .....
جمع آوری اطلاعات مشتریان و امکان طبقه بندی آنها
اعمال تخفیف فروش موردی و یاضابطه مند ( براساس نوع فروش ، حجم کالا ، سقف مبــلغ خریداری شده و ... بصورت اتوماتیک )
شناسائی و اعمال عوارض قانونی فروش
تعیین اهداف توسعه فروش به تفکیک مشتری ، شهر ، استان بــرای مقاطع زمــانی و کنترل دائمی برنامه و عملکرد سطوح مختلف پیش بینی شده
امکان محاسبه حجم هر محموله برای بهره گیری ازحجم کامیون
امکان محاسبه وزنی هرمحموله برای انتخاب ظرفیت مناسب
امکان ثبت فاصله ، محل تخلیه بار جهت برنامه ریزی پخش درسطح خرده فروشی
امکان تطبیق وزن ناخالص باکارت باسکول خروجی ازانبار (جهت تقویت کنترلهای داخلی)
ارتباط با سیستم انبارمحصول و انتقال مکانیزه درخواست به انبار وبالعکس (برگ تحویل و موجودی به فروش)
امکان صدور حواله ، برگ تحویل ، فاکتور فروش و چاپ آنها با فرم دلخواه
امکان انجام عملیات برگشت از فروش ، ابطال و تعدیل پیش فاکتور وسایر اوراق
ثبت اطلاعات دریافت و پرداخت مشتریان و طبقه بندی بابت دریافت یا پرداخت
کنترل اسناد دریافتنی مشتری و وضعیت وصول آن
وضعیت مانده مشتریان و کنترل تسویه هرفاکتور فروش
ارتباط با سیستم مدیریت وجوه نقد ( دریافت و پرداخت ) بصورت لحظه ای و متقابل
صدور اسناد حسابداری و انتقال به سیستم مالی
امکان انتقال اسنادمانده دار به سال مالی بعد
تهیه گزارشات کنترلی ، آماری ومدیریتی که بصورت TEXT وGRAPHIC قابل مشاهد ه و چاپ است و اعم آنها عبارتند از
خلاصه مشخصات سیستم انبار (تعدادی / ریالی
ایجاد اطلاعات شناسنامه ای کالا به انضمام بانک تصاویر (نقشه های ، کاتالوگ ها) ، همراه با انعطاف پذیری در دریافت اطلاعات پیش بینی نشده
ثبت کلیه اسناد وارده ، صادره و تعدیلات
ثبت کلیه اسناد سفارشات همراه با گردش وضعیت اسناد سفارشات
امکان تعریف اطلاعات پیش بینی نشده گردش اسناد مشتری ، به تفکیک نوع سند ، برای کلیه اسناد
کنترل موجودی و گردش اقلام هر یک از انبارهای تعریف شده بصورت لحظه ای
قیمت گذاری موجودی و مصارف اقلام به تفکیک مرکز / سفارش کار / پروژه به روشهای :
- میانگین موزون
- میانگین شناور
- اولین صادره از اولین وارده ( FIFO)
- روش اولین صادره از آخرین وارده ( LIFO)
- روش استاندارد
امکان انجام تعدیلات (تعدادی / ریالی
صدور اسناد حسابداری انبار براساس ضوابط سازمان مربوطه
انجام انبارگردانی آخر دوره و انجام تعدیلات ناشی از آن
امکان نگهداری اطلاعات و ایجاد ارتباط مابین حسابداری انبار (وابسته به سال مالی شرکت) و عملیات واقعی انبار (وابسته به سال شمسی
ارائه گزارشات تاریخچه ای ، عملیاتی و مدیریتی
امکان تولید گزارشات از اسناد بروزآوری شده (نهایی) و بروزآوری نشده در جهت پاسخگویی به نیازهای عملیاتی و مدیریتی
قابلیت بازیابی و مقایسه اطلاعات سنوات قبلی و سال جاری
امکان بهره برداری مستقل از سیستم انبار تعدادی در محل انبار و سیستم انبار ریـالی یا انبارتعدادی/ریالی در حوزه مالی
معرفی محدودة کاری کاربران و گروههای کاربران جهت حفاظت از اطلاعات